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Alertas de ventas e inventario: cómo diseñarlas para que sirvan

Por Juan Cohen. Lectura de 8 minutos.

Un tablero responde preguntas cuando alguien lo abre. Una alerta hace lo contrario: te busca a ti cuando pasa algo que merece atención. Bien diseñada, evita que te enteres de una caída de ventas o de un faltante de inventario cuando ya es tarde. Mal diseñada, se convierte en ruido que todos ignoran. Esta guía explica cómo definir alertas que realmente se lean.

1. Decide qué decisión dispara la alerta

Cada alerta debe tener una acción asociada. «Las ventas del mes bajaron» no dice qué hacer; «las ventas de Medellín bajaron más de 15 % frente al mes anterior: revisar con el asesor de la zona» sí. Si no sabes qué harías al recibirla, probablemente no necesitas esa alerta.

2. Umbral fijo o variación: dos tipos de condición

Un error común es usar umbrales fijos para métricas que crecen: una meta de ventas de 50 millones que tenía sentido en enero deja de tenerlo en diciembre. Para esos casos, la variación porcentual se adapta sola.

3. Compara periodos completos y comparables

• Periodos completos. Comparar el mes en curso (que va por el día 10) con el mes anterior completo siempre mostrará una «caída». Revisa la alerta cuando el periodo haya cerrado, o compara contra el mismo número de días.
• Estacionalidad. Si diciembre siempre vende el doble, una caída en enero es normal. En negocios muy estacionales, compara contra el mismo mes del año anterior.
• Volumen mínimo. Pasar de 2 a 1 venta es una caída del 50 %, pero no es una emergencia. Combina la variación con un mínimo de volumen para no alarmarte por cifras pequeñas.

4. Inventario: el punto de reorden

Para inventario, el umbral no debería salir de la intuición. Una fórmula sencilla y muy usada es el punto de reorden:

Punto de reorden = demanda diaria promedio × tiempo de entrega del proveedor (días) + stock de seguridad

Ejemplo: si vendes 40 unidades al día, el proveedor tarda 7 días en entregar y quieres un colchón de 3 días (120 unidades), el punto de reorden es 40 × 7 + 120 = 400 unidades. Esa cifra es tu umbral: cuando el inventario baje de 400, es momento de pedir.

Revisa el cálculo cada trimestre: la demanda y los tiempos de entrega cambian.

5. Avisa una vez, no todos los días

Si las ventas llevan tres semanas por debajo del umbral, recibir el mismo correo cada mañana no aporta nada nuevo. Lo recomendable es avisar cuando la condición pasa de normal a cumplida, y volver a avisar solo si se normaliza y vuelve a cumplirse. Así funcionan las alertas de DataLite: revisan la hoja en el horario que elijas y escriben una sola vez por cada cambio.

6. Pocas alertas, bien dirigidas

• Empieza con dos o tres alertas que cubran lo más crítico: caída de ventas, inventario bajo y cartera vencida.
• Envía cada alerta a quien puede actuar, no a toda la empresa.
• Ponle un nombre que diga qué pasó: «Inventario bajo – Bodega Norte» se entiende sin abrir el correo.
• Revisa cada mes cuántas veces se disparó cada alerta. Si una nunca se dispara o se dispara siempre, ajusta el umbral.

Ejemplos listos para adaptar

Para calcular los indicadores de cartera que alimentan estas alertas, lee indicadores de cartera y cobranza en Excel. Y si quieres recibir además un resumen periódico, mira cómo enviar un reporte por correo automáticamente.