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Indicadores de cartera y cobranza en Excel

Por Juan Cohen. Lectura de 9 minutos.

Vender a crédito es vender dos veces: primero el producto y después el cobro. Una empresa puede tener buenas ventas y quedarse sin caja si la cartera crece sin control. Con una hoja de facturas bien organizada y cuatro indicadores puedes saber cuánto te deben, cuánto tardan en pagarte y dónde está el riesgo.

1. La hoja de partida

Necesitas una fila por factura con, al menos, estas columnas:

Usa fechas reales (no texto) y deja el saldo en cero cuando la factura se pague completa. Así la misma hoja sirve para calcular todo lo demás.

2. Días vencidos y edades de cartera

Agrega una columna «Días vencidos» con la diferencia entre hoy y la fecha de vencimiento (en Excel en español con configuración de Colombia, los argumentos se separan con punto y coma):

=SI(F2>0; HOY()-D2; 0)

Donde F2 es el saldo y D2 la fecha de vencimiento. Un valor negativo o cero significa que la factura todavía no vence. Luego clasifica cada factura en una edad:

=SI(G2<=0;"Corriente";SI(G2<=30;"1 a 30";SI(G2<=60;"31 a 60";SI(G2<=90;"61 a 90";"Más de 90"))))

Con una tabla dinámica que sume el saldo por edad obtienes el informe de edades de cartera, el más usado en cobranza. Lo sano es que la mayor parte esté en «Corriente» y que el tramo «Más de 90» sea pequeño, porque la probabilidad de cobrar baja con cada mes de mora.

3. Porcentaje de cartera vencida

Cartera vencida % = saldo con días vencidos mayores que cero ÷ saldo total

En Excel: =SUMAR.SI(G:G;">0";F:F)/SUMA(F:F)

Es el indicador más fácil de comunicar y el mejor candidato para una alerta: si supera el nivel que tu empresa considera aceptable, conviene revisar clientes y asesores.

4. Rotación de cartera y días de cartera

La rotación indica cuántas veces en el periodo se convierte la cartera en efectivo:

Rotación = ventas a crédito del periodo ÷ cartera promedio del periodo

Los días de cartera (también llamados periodo promedio de cobro) traducen esa rotación a días:

Días de cartera = días del periodo ÷ rotación (o, lo que es igual, cartera promedio ÷ ventas a crédito × días del periodo)

Ejemplo: en un trimestre (90 días) vendiste a crédito 600 millones y la cartera promedio fue de 200 millones. La rotación es 600 ÷ 200 = 3 y los días de cartera son 90 ÷ 3 = 30 días. Si das plazos de 30 días, estás cobrando a tiempo; si el resultado fuera 55 días, tus clientes te están financiando con tu propia caja.

La cartera promedio puede calcularse como el promedio entre el saldo al inicio y al final del periodo. Usa siempre el mismo método para poder comparar periodos.

5. Concentración: ¿cuánto depende de pocos clientes?

Ordena los clientes por saldo pendiente y calcula qué porcentaje del total representan los cinco primeros. Si un solo cliente tiene un tercio de tu cartera, un retraso suyo afecta toda la caja. Un gráfico de Pareto muestra esta concentración de un vistazo.

6. Un tablero de cartera en una página

• Arriba: saldo total, cartera vencida %, días de cartera y número de facturas vencidas.
• Barras por edad de cartera (corriente, 1 a 30, 31 a 60, 61 a 90, más de 90).
• Ranking de clientes con mayor saldo vencido.
• Cartera vencida por asesor o zona, para saber a quién acompañar.

La plantilla «Cartera y cobranza» de DataLite arma esta vista con tu hoja: saldo total, saldo por edad de vencimiento, clientes con mayor saldo y cartera por vendedor. Sube tu archivo, asocia tus columnas y el tablero se arma solo.

¿Quieres un aviso cuando la cartera vencida pase de cierto nivel? Lee cómo diseñar alertas que sirvan. Para resumir por cliente o zona, revisa cómo hacer una tabla dinámica online.