Plantilla de control de gastos y presupuesto
Esta plantilla sirve para saber en qué se va la plata y si vas dentro del presupuesto. Funciona igual para el gasto de un área de una empresa, la caja menor, los costos de un proyecto o las finanzas de la casa: lo único que necesita es una fecha, una categoría y un valor por cada movimiento.
Si además tienes el presupuesto por categoría, la plantilla calcula la ejecución en porcentaje. Tu archivo se procesa en el navegador y no se sube a ningún servidor.
Qué incluye el tablero
- Gasto total y ejecución del presupuesto %.
- Categorías y movimientos registrados.
- Gasto por fecha, para ver los meses más pesados.
- Participación por categoría en una dona.
- Gasto por área y una matriz por categoría.
Todo es editable: puedes cambiar el tipo de gráfico, el cálculo, el orden, agregar filtros o nuevos visuales, y exportar a PowerPoint con gráficos editables, PNG, Excel o PDF.
Columnas que necesita tu archivo
No hace falta que se llamen igual: al usar la plantilla con tu archivo, DataLite propone qué columna corresponde a cada campo y tú lo confirmas.
| Columna | Tipo | Obligatoria | También la reconoce como |
|---|---|---|---|
| Fecha | Fecha | Sí | «fecha gasto», «día» |
| Categoría | Texto | Sí | «rubro», «tipo», «clase», «cuenta» |
| Concepto | Texto | Opcional | «descripción», «detalle», «proveedor» |
| Área | Texto | Opcional | «centro costo», «centro de costo», «departamento», «dependencia» |
| Valor | Número | Sí | «monto», «gasto», «total», «importe» |
| Presupuesto | Número | Opcional | «ppto», «meta», «planeado» |
¿Prefieres partir de cero? En la ventana de la plantilla está el botón Descargar Excel de ejemplo, con las columnas ya listas para llenar.
Fórmulas que trae
La plantilla crea una medida de ejecución:
Ejecución % = SI.ERROR(SUMA([Valor]) / SUMA([Presupuesto]); 0) * 100
Para que sea correcta, el presupuesto debe estar en las mismas filas que el gasto o repartido de forma que la suma por categoría dé el presupuesto de esa categoría. Si solo tienes un presupuesto total, puedes comparar a mano contra la tarjeta de gasto total.
Cómo usarla con tu archivo
- Haz clic en Usar con mi archivo y elige tu Excel, .ods o CSV (hasta 30 MB).
- Si el libro tiene varias hojas, elige la que tiene los datos.
- Revisa la asignación de columnas que propone DataLite y corrige la que no coincida.
- Listo: el tablero aparece con tus datos. Haz clic en cualquier barra o porción para filtrar todo.
Cómo leer este tablero
- Un mes alto no siempre es un problema: primas, impuestos o compras anuales caen en meses fijos. Compara contra el mismo mes del año anterior antes de alarmarte.
- Haz clic en la categoría más grande para ver en qué meses y áreas se concentra.
- Más de seis porciones en la dona la vuelven ilegible. Si tienes muchas categorías, elige «Top 5» en el gráfico para que las pequeñas se agrupen en «Otros».
Pruébala ahora
Gratis, sin instalar nada y sin subir tu archivo a ningún servidor.
Ver con datos de ejemploPreguntas frecuentes
¿Sirve para mis gastos personales? Sí. También puedes probar el ejemplo «Gastos personales» de la página principal, que trae un año de gastos con medio de pago (Nequi, Daviplata, tarjetas y efectivo).
¿Cómo separo gastos fijos y variables? Agrega una columna «Tipo» con «Fijo» o «Variable» y úsala en «Dividir por» o como filtro.
Para entender el análisis paso a paso, lee la guía Cómo hacer una tabla dinámica por mes con fechas. Ver todas las plantillas.